Em funcionamento desde 2019, veja como assinar a Carteira de Trabalho Digital do funcionário e quais são os documentos necessários.

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) tem o intuito de registrar todos os fatos relacionados à vida profissional do trabalhador. Portanto, no documento não devem constar somente as informações sobre admissão e demissão, é necessário que o empregador inclua anotações como férias, alterações de salário, décimo terceiro, rescisão de contrato e afins.

Esse registro também é utilizado como documento comprobatório para solicitar benefícios, como seguro desemprego, salário maternidade e aposentadoria. Além disso, a CPTS pode ser importante em caso de ações trabalhistas, já que, como dito inicialmente, nela constam diversas informações sobre a vida laboral do funcionário.

Diante da importância deste documento, em 2019 foi instituída a Carteira de Trabalho Digital, através da Lei de Liberdade Econômica. A mudança partiu do Ministério da Economia, com o objetivo de desburocratizar os processos relacionados ao registro do trabalhador e o serviço público como um todo. Com isso, a Carteira de Trabalho física, aos poucos, deixa de ser utilizada, já que os empregadores e funcionários deverão aderir à Carteira digital.

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Como registrar o funcionário na CTPS digital

Antes de começar a registrar os funcionários através da Carteira de Trabalho Digital, a empresa deve realizar o cadastro no e-Social, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, pois é a partir dessa plataforma que o empregador incluirá as informações referentes aos seus funcionários.

Feito o cadastro, é preciso reunir o CPF de todos os trabalhadores da empresa, inclusive os que já contam com o registro na Carteira física. Então, basta inserir os dados de cada funcionário na plataforma do e-Social, pois o sistema replica as informações e envia para a Carteira de Trabalho Digital.

Quando há muitos funcionários, a recomendação é dar preferência para o registro dos novos trabalhadores, pois conforme a regra, estes deverão ser incluídos no sistema no dia anterior ao início de suas atividades, ainda que através do cadastro preliminar, que conta com informações simplificadas. Sendo assim, caso a empresa opte pela admissão preliminar, é dado o prazo de cinco dias úteis após a data de admissão para que o Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão seja concluído e enviado.

Os demais funcionários, aqueles que já possuem registro na Carteira de Trabalho física, deverão ser cadastrados conforme a disponibilidade da empresa. Ainda assim, apesar dessa margem de tempo, é de suma importância que as empresas regularizem os registros o mais breve possível.

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Como preencher a Carteira de Trabalho Digital

Na hora de preencher a Carteira de Trabalho Digital do funcionário, é necessário declarar as mesmas informações, como salário, data de admissão e condições de trabalho, caso haja alguma especificidade. A novidade, no entanto, é em relação ao número da CTPS, isso porque, na versão física, o documento contém 8 números, enquanto que na digital, são 7.

A mudança é porque a Carteira de Trabalho Digital é identificada pelo CPF do trabalhador, portanto:

  • O número da Carteira de Trabalho é identificada pelos primeiros 7 números do CPF do trabalhador;
  • A série da Carteira de Trabalho é identificada pelos últimos 4 dígitos do CPF do trabalhador;
  • O UF da CTPS não muda, ou seja, é preciso informar a Unidade de Federação do trabalhador ou da empresa.

Com o processo digitalizado, a empresa não precisa mais solicitar o documento físico, logo, não se aplica a regra de devolução em até 48 horas. Por outro lado, as informações registradas na CTPS digital devem ficar disponíveis para o trabalhador em até 48 horas após inclusão, através do aplicativo ou site.

Como o funcionário acessa a Carteira de Trabalho Digital

Enquanto o registro das informações é feito pelo empregador através do e-Social, o acesso às informações pelo trabalhador é realizado pelo aplicativo Carteira de Trabalho Digital, disponível para Android e iOS, ou através do site do governo federal.

Em ambos os casos é solicitado o acesso ao cadastro gov.br. Portanto, quem já possui a conta deverá apenas realizar o login com CPF e senha. Quem ainda não se cadastrou no gov.br deve realizar as etapas solicitadas, que incluem preencher os campos com os dados pessoais e e-mail, cadastrar uma senha e passar pela fase de confirmação da identidade, em que é preciso responder algumas perguntas por questões de segurança.

Ao acessar a CTPS digital, o funcionário tem acesso a todas as informações referentes ao contrato atual e aos anteriores. Além disso, é possível emitir um alerta caso haja divergência nas informações prestadas pelos empregadores.

Com a inclusão da Carteira de Trabalho Digital, o trabalhador não precisa apresentar a Carteira física para obter o registro, basta que o empregador tenha em mãos o CPF do funcionário. Inclusive, vale dizer, a CTPS física deixou de ser emitida em 2019, desde então, o documento é emitido de forma totalmente digital.

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